المسجل العام بعمادة القبول والتسجيل لـ "إشراقة"

أكثر من مليون ريال عماني حجم الاستثمار في المنظومة التعليمية المتكاملة بالجامعة

استثمرنا في تصميم حرم جامعي ذكي يقوم على توظيف التقنيات الحديثة في مجال تقديم خدمات التعليم

التحول الرقمي كان وما يزال ضمن الأهداف الرئيسة الاستراتيجية لعمادة القبول والتسجيل

جائحة كورونا أسهمت في تسريع عملية التحول الرقمي ودفعت مؤسسات التعليم العالي لتقديم خدماتها إلكترونيا

الإدارة العليا للجامعة حرصت على دعم أي مقترحات فاعلة تسهم في إيجاد حلول ذكية لتطوير الأداء الإداري والأكاديمي

طلبة الجامعة يثمنون جهودها في مجال التحول الرقمي

دائرة الإعلام والتسويق

قطعت جامعة نزوى مراحل متقدمة فيما يتعلق بالتحول الرقمي؛ وذلك وفق رؤية طموحة بعيدة المدى تستهدف النهوض بالمجال الرقمي في مرافق وخدمات الجامعة المختلفة، بما يعزز من التعليم الإلكتروني، ويوفر الخدمات التعليم الإلكتروني التي من شأنها أن تقليل من حجم الجهد والوقت على الطالب الجامعي، وتسريع عمليات التواصل والتسجيل والتقييم وغيرها من الخدمات التي مكنت الجامعة من تبوء مراكز متقدمة في مجال التحول الإلكتروني محليا واقليميا.

هذا ما أكدته بدرية بن حمد الرقيشية، المسجل العام بعمادة القبول والتسجيل بجامعة نزوى، في حديث لـ" إشراقة"، التي أوضحت أن الجامعة حرصت في السنوات الماضية على إيجاد منظومة تعليمية متكاملة كانت تكلفتها تفوق المليون ريال عماني، كما قامت الجامعة مؤخرا بتصميم حرم جامعي ذكي يقوم في أساسه على توظيف التقنيات لتسجيل المحاضرات، وتسجيل الحضور والغياب، وغيرها من الخدمات التي ستحول حرم الجامعة إلى حرم ذكي؛ بهدف تحسين جودة الحياة الأكاديمية في الحرم الجامعي … نص الحديث.

س. تعد عمادة القبول والتسجيل واحدة من الأقسام والمراكز التابعة للجامعة التي تمكنت في فترة زمنية قصيرة من تحقيق نتائج مشرفة؛ خاصة فيما يتعلق بالتحول الإلكتروني، مما كان محل ترحيب وإشادة من قبل الجميع. هل لكم أن تطلعونا على طبيعة تلك الجهود والنتائج التي حققتها الدائرة في هذا الجانب في الفترة الماضية؟

ج: تبنت جامعة نزوى منذ نشأتها منظومة متكاملة كانت أكثر من مجرد ترحيل السجلات الورقية إلى سجلات إلكترونية، بل تجاوزتها لتشمل جميع العمليات والممارسات التعليمية التي يقوم بها الطالب والمحاضر والإداري والمالي بشكل ورقي مجهد؛ لتصبح العمليات الإدارية المساندة في كل هذه المناحي عمليات تعتمد على التقنية بشكل تام وأسرع وأكثر كفاءة، كما أن هذا التحول ساعد على تسهيل الرقابة، وزيادة الإشراف من قبل مسؤولي عمادة القبول والتسجيل على جميع المعاملات.

التحول الرقمي كان وما يزال ضمن أهداف عمادة القبول والتسجيل الاستراتيجية، التي نسعى له بشكل أساس، ليس فقط لتقديم الخدمات بشكل أيسر، ولكن لمواكبة توقعات الطلبة المتطورة ومواكبة توجهات الحكومة الرشيدة بقيادة صاحب الجلالة السلطان هيثم بن طارق ـ حفظه الله ورعاه ـ بشأن التحول الرقمي في جميع مناحي الخدمات المقدمة من قبل وزارة التعليم العالي الموقرة.

وقد كانت هناك سلسلة متتابعة من التغيّرات والتحديثات في المنظومة التي ساعدت على هذا التحول، لكن جائحة كورونا كان لها الأثر الكبير في تسريع عملية التحول الرقمي، الذي دفع جميع مؤسسات التعليم العالي لإيجاد طرق جديدة للعمل، ووضعها أمام حقيقة واحدة وهي ضرورة إعادة هندسة جميع عملياتها وتقديمها بشكل إلكتروني.

وشملت هذه حزمة واسعة من الخدمات، هدفت إلى الارتقاء بمستوى أداء المهام المناطة بالعمادة دون حدوث أخطاء بشرية، بدءا من إدارة القبول وطلبات الالتحاق، إذ يمكن للطالب التقدم للجامعة دون بذل مشقة العناء بشكل إلكتروني.

كما شملت، في الفترة الحالية، المعادلات الدراسية والساعات المحولة، أيضا إدارة التسجيل الإلكتروني، إذ بإمكان الطالب تسجيل المقررات عن بعد، وإمكانية اعتماد جدوله الدراسي من قبل المرشد الأكاديمي أيضا عن بعد. كما شمل التحول الرقمي تطوير العمليات ومراجعة سير العمليات والاستغناء قدر الإمكان عن العمل الورقي والهرمي التقليدي وأتمتة الإقرارات، علاوة على ذلك ساعد التحول الرقمي على تعزيز قنوات الاتصال بين وحدات عمادة القبول والتسجيل والجهات المعنية من الكليات والطلبة.

س ـ تتعدد مجالات التحول الإلكتروني حسب طبيعة الخدمة المقدمة ونوعها، وقد سعت الجامعة إلى الانتقال بالخدمات الإلكترونية لتشمل مجالات عديدة ومتنوعة. ما طبيعة تلك الخدمات المقدمة من حيث العدد ونوع الخدمة؟

ج ـ تعد عمادة القبول والتسجيل محور العجلة والعمود الإداري للعملية الأكاديمية في الجامعة؛ لذا أوجدت الجامعة منذ نشأتها وطورت منظومة تعليمية متكاملة، يتم الدخول من طريقها لمجموعة من الخدمات المتوفرة على شبكة المعلومات داخل الجامعة وخارجها، يتم عرضها أو الوصول إليها عبر صفحات تخدم قطاعات محددة أو نوعية من المستخدمين..

ويتم الدخول لهذه الصفحات بواسطة تخاويل الدخول الصادرة لطلبة الجامعة وموظفيها من كوادر أكاديمية وفنية وإدارية، إذ تدخل كل فئة على المعلومات المتعلقة بعملها ومجال ارتباطها بالجامعة.

وتتصل الخدمات المتوفرة على الصفحات بقواعد بيانات ونظم وموارد مستخدمة في عمادة القبول والتسجيل، مثل: النظم الإدارية من قبول وتأجيل وانسحاب ومباشرة دراسة وتغيير التخصص، إضافة إلى معلومات الطلبة وتحصيلهم الأكاديمي في كل فصل دراسي وجداولهم الدراسية. كما أن هذه الخدمات لا تقتصر فقط على الأعمال الإدارية؛ بل تتعداها إلى عملية الإرشاد في فترة التسجيل التي يجوز أن تتم بشكل إلكتروني من طريق فتح المقررات التي يسمح للطالب بتسجيلها.

س ـ التطوير والتحديث في تقديم الخدمة الإلكترونية لا يتوقف عند حدود معينة، بل يتطور بتطور احتياجات الطلبة من الخدمات، ويتواكب مع اتساع تلك الخدمات ونموها، وهنا نتساءل عن خطة العمادة فيما يتعلق بتعزيز نظام الخدمات الإلكترونية وتوسيع نطاقها في المرحلة القادمة؟

ج - خطة عمادة القبول والتسجيل تنبثق من رؤيتها التي تنص على أن تكون العمادة نموذجا محليا وإقليميا يحتذى به من طريق توظيف أحدث التقنيات لتسهيل وتبسيط جميع الإجراءات؛ لذا قامت العمادة في العام المنصرم بمراجعة جميع الإجراءات التي ما زال فيها العمل بشكل ورقي ويتطلب التدخل البشري، مثال ذلك إجراء تعديل الدرجات بعد اعتماد التظلم، وطرح المساقات، وجدولة الامتحانات، ما أدى إلى تحسين نوعية الخدمة المقدمة وتبسيط الإجراءات وربح الكثير من الوقت وتحقيق القيمة المضافة، سواء في إنجاز تلك الأعمال أم الحصول عليها.

س ـ نجاح تقديم أي خدمة كان مرهون بمدى تجاوب الجميع مع تلك الخدمات، في مقدمتهم الطلبة والمستفيدين منها، إلى أي مدى لمستم التجاوب والالتزام والاستفادة من الخدمات الإلكترونية المقدمة؟

ج ـ من أبرز تحديات التحول الرقمي ظهور أنماط اجتماعية مختلفة، بعضها متحمس لتبني التقنية، والآخر رافض لها بسبب التخوف من استخدامها وعدم معرفة جدواها. وكونها عبئاً على الطالب حتى يتعلم ويتدرب عليها، وهو نوع من الصراع في التغيير الذي تواجهه جميع المؤسسات. ولكن إصرارنا وتوجهنا نحو استخدام هذه التقنيات ومتابعتي الشخصية لذلك أسهم بشكل كبير في إحداث التغيير، والآن -ولله الحمد- يمكن للطالب إجراء العديد من الخدمات وهو في منزله.

س ـ ما العناصر التي تعمل عليها عمادة القبول والتسجيل لتعزيز الجانب التوعوي لدى الطلبة وأولياء الأمور للاستفادة من الخدمات الإلكترونية لدى الطلبة؟

ج ـ من أهم الجوانب التي تسعى العمادة إلى تعزيزها قراءة المحتوى الإلكتروني الذي يرسل بشكل دوري عبر قنوات التواصل من بريد إلكتروني وغيرها، كما تسعى العمادة أيضا إلى تحذير العاملين والطلبة بخطورة تقديم معلومات شخصية (البصمة الرقمية)، التي قد تشكل خطرا على اختراق خصوصياتهم.

س ـ  تميز أي مشروع يتطلب تعزيز حجم الاستثمار في الجانب المادي والبشري؛ بغرض النهوض بمستوى الخدمات الإلكترونية، ما طبيعة تلك الجهود التي وضعتها الجامعة في هذا الجانب؟

ج ـ الجامعة  محفزة وداعمة للابتكار، ومنذ اليوم الأول لنشأتها كانت أبواب الإدارة العليا مفتوحة لدعم أي مقترحات فاعلة تسهم في إيجاد حلول ذكية لتطوير الأداء الإداري والأكاديمي، وزيادة كفاءته في كافة المجالات المتاحة؛ وذلك بهدف تقليص الوقت والجهد اللازمين لتقديم الخدمة، مع الحفاظ على أعلى معايير جودة الخدمة وفاعليتها؛ باستخدام أنماط غير تقليدية وتوظيف التقنيات الحديثة الناشئة مثل الذكاء الاصطناعي؛ لذا، كما ذكرت، تم إيجاد منظومة تعليمية متكاملة كانت تكلفتها تفوق المليون ريال عماني، كما قامت الجامعة مؤخرا بتصميم حرم جامعي ذكي يقوم في أساسه على توظيف التقنيات لتسجيل المحاضرات، وتسجيل الحضور والغياب وغيرها من الخدمات التي ستحول حرم الجامعة إلى حرم ذكي؛ بهدف تحسين جودة الحياة الأكاديمية في الحرم الجامعي.

تقدم كبير

 وقد أشاد عدد من طلبة البكالوريوس والماجستير بالنتائج الطيبة التي حققتها الجامعة فيما يتعلق بتقديم الخدمات الإلكترونية، بما فيها البرامج والخدمات التعليمية المختلفة، مؤكدين على أهمية مواصلة تنفيذ هذه المشاريع التي تسهم في تسهيل عملية التواصل بين الجامعة والطالب من جهة، والنهوض بالعملية التعليمية من جهة أخرى، وهو ما تمكنت الجامعة منه في الفترة الماضية. فيما أشار الطلبة كذلك إلى أن الجزء الأكبر من العملية التعليمية أصبح يعتمد بشكل رئيس على التعليم الإلكتروني، وهو ما يتطلب مواكبة التطور التقني الحاصل في هذا الجانب؛ لذا فمن الأهمية بمكان العمل على تعزيز هذه الخدمات وتطويرها بما يخدم مسيرة التعليم وينهض بها في مختلف الجوانب.

وقد ثمنت الطالبة بيان بنت سيف الغافرية الجهود التي بذلتها الجامعة فيما يتعلق بالتحول الرقمي، الذي أسهم بشكل كبير في توفير خدمات إلكترونية تعليمية مرنة وسريعة. تقول: "لاحظنا التقدم الكبير والجهود الواضحة في تسهيل الكثير من الخدمات الإلكترونية المختلفة، التي تساعد الطالب وتسهل عليه إتمام مُختلف المهام في وقت زمني قصير، كما سهلت هذه الخدمات على الطلبة عملية التسجيل، والتواصل مع المرشدين وإتمام التسجيل بشكل أسرع".

كما باركت روان الهاشمية جهود الجامعة فيما يتعلق بالتحول الإلكتروني، فقالت: "خطوة جيدة ما حققته الجامعة في مجال التحول الرقمي وهي تحسب لجهود الجامعة، خاصة أن التحول قد سهل على العاملين بالجامعة والطلبة العديد من الإجراءات التي كانت تأخذ وقتًا كبيرًا إلى حين إنجازها. وقد كان أبرزها اعتماد نظام الحذف والإضافة في أثناء تسجيل الطلبة بشكل إلكتروني كامل في ثلاث فترات؛ لتجعل عملية التسجيل سهلة لا تأخذ وقتًا كبيرًا وأيضًا عملية منظمة".

وأضافت الهاشمية: "في السابق تتم عملية التسجيل بشكل يدوي؛ مما يأخذ وقتًا طويلًا يصل في معظم الأحيان إلى أسبوع كامل أو أكثر، وهذا قد يسبب للطلبة بعض التأخير في حضور المحاضرات اليومية. أما الآن فالعملية أسهل بمراحل كبيرة، فلا يُطلب من الطالب إلا أن يقوم بكتابة المساقات التي يريد أن يضيفها أو يحذفها، وبعض البيانات عن المساق المراد، ثم يحول الطلب إلكترونيًا في دقائق معدودة، كما أنه يستطيع متابعة الطلبة والخطوات المتبقية من طريق التتبع الإلكتروني. أيضًا أسهمت هذه العملية برفع الضغط نوعًا ما عن المسؤولين في فترات التسجيل، إذ بالإمكان تلقي الطلبات بطريقة منظمة وحلها بسرعة دون أي ضوضاء أو استقطاع".

وعن الخدمات التي ترى أهمية إضافتها ضمن خدمات الجامعة الإلكترونية في المرحلة القادمة قالت الهاشمية: "أقترح إضافة خدمة طلب استشارة أو موعد من المرشد الأكاديمي، إذ يعاني بعض الطلبة من صعوبة التواصل مع المرشدين الأكاديميين لعدم توافق وقت المرشد مع وقت الطالب، أو اشتغال المرشد الأكاديمي ببعض المشاغل؛ لذا وجب إنشاء طريقة مناسبة لجميع الأطراف لحل هذه المشكلة".

وقد شاركتنا الطالبة أذكار الرواحية في هذا الموضوع، إذ أكدت على أن هناك تغييرا ملحوظا في إكمال الإجراءات إلكترونيا بعدما كانت تتطلب الحضور الشخصي، مثل: إكمال إجراءات تسجيل الدخول في الجامعة للطلبة الجدد والإضافات والحذف وغيرها. وأوضحت أن التحول الرقمي في الجامعة سهل على الطلبة الذين يعانون من بعد المسافة بين بلدانهم والجامعة سهولة التواصل ومتابعة مواضيعهم إلكترونيا، وهي من الخدمات المهمة التي عملت الجامعة على توفيرها في الفترة الماضية. فيما تؤكد الرواحية على أهمية العمل على تقوية شبكة الاتصال داخل الجامعة.